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唐山時訊科技軟件定制公司工作流程詳解 2018-08-19 20:43閱讀 3697 次
唐山時訊科技軟件定制公司工作流程詳解:
一、銷售流程:
銷售人員搜集項目信息,并主要負責前期基礎工作;市場經理根據項目基本情況審核把關,協助銷售員進行運作層的關系建立;一旦符合條件,銷售人員應及時申請通過立項,總經理定項目的等級以及作出相應工作安排,協助銷售員進行決策層的關系建立,并在合作條件及合同談判時進行決策。詳見銷售管理制度。
二、報價流程:
1、由市場部根據業主要求進行選型,并向市場部提供書面的準確規格型號;
2、市場部報進價及采購預算給辦公室;
3、辦公室審核后報工程價給銷售人員;
4、銷售人員根據項目情況確定價格折讓幅度,超出權限應向上級申請;以書面形式報價給業主,在辦公室和市場部均需留存報價單以備查;
5、報給業主的價單上應有財務經理、銷售人員簽字后加蓋公章,如需上一級授權,則授權人也應在此簽字。
三、合同流程:
1、銷售人員代表公司簽定銷售合同時,應在法人授權前提下在委托代理人一欄簽字;
2、合同簽訂前各相關負責人應審核合同,并在《合同審核表》上簽署意見;如有非標準產品須出具詳細圖紙,并經訂購方、我方技術、銷售人員簽字、蓋章認可;
3、銷售人員簽字后的合同交法人或其授權人簽字認可;
4、加蓋公司合同專用章,合同生效;
5、合同生效后由市場部牽頭,其他部門配合實施合同履行工作,并由副總來統一安排和協調相關的各部門工作。
四、收款流程:
1、銷售人員應在合同規定時間內及時收款。
2、財務部每月根據銷售合同督促、配合銷售人員執行收款任務。
五、采購流程:
1、采購員根據銷售合同下訂單,所有訂做的產品須有業主簽字認可后方可下訂單;
2、訂單由銷售人員和技術人員進行審核,確認無誤后簽字并交財務經理進行價格核對及資金安排并簽字確認;
3、采購員把確認后的訂單交總經理審核簽字,并加蓋公章后發給供貨方;
4、根據公司合同進行貨期催促,確保按時到貨。
六、付款流程:財務部根據購貨合同支付貨款,以保證準時供貨。付款應由采購負責人根據合同履行情況提出申請,由采購和市場部部經理審查簽字同意后,報財務部審核;財務經理同意后交主管副總審核,最終交總經理簽字認可。
七、庫管流程:庫管人員根據采購員的清單按時對采購的貨品進行接收、發送,入庫前填寫入庫清單,并交給采購和財務各一份;出庫時經市場部經理和財務部經理簽字方可出庫,并按時做好進、出庫記錄;每月盤庫一次,做到帳實相符;
八、技術支持流程:市場部經理根據公司銷售,指派技術人員配合銷售負責人對客戶提供技術支持,解決疑難問題,進行質量監督,市場部負責售后服務。
九、售后服務流程
1、凡公司員工接到客戶投拆,應立即填寫《質量投訴處理表》并交售后服務人員;
2、售后服務人員在收到投訴通知后應立即與聯系人取得聯系,進一步了解和分析投訴內容,并通知相關部門處理問題;
3、處理時限:市內(含分公司辦事處所在地)24小時,市外48小時內處理問題。如因配件或其他無法解決的問題不能在時限內處理好問題,應由售后服務人員與客戶及時說明情況并取得諒解,時時跟蹤有關進展并通知客戶及銷售人員;行政秘書積極協助采購人員處理售后索賠的問題,爭取在盡可能的短時間內解決問題;
4、如超出質保期限,售后服務人員應向客戶說明,收取合理的配件及工時費用。正常的質保期限為產品交貨之日起一年;
5、在解決投訴問題后,售后服務人員填寫完整的《質量投訴處理表》(處理情況)交辦公室留存;
6、辦公室根據《質量投訴表》在投訴處理后的7天內,電話回訪客戶并做好記錄;
7、辦公室配合售后人員根據合同和有關報告及時建立客戶檔案,并在交貨后60/365天內電話回訪客戶并做好記錄;質保期滿后每年做一次電話回訪并記錄在案。
8、質保期滿后由辦公室和售后人員每年做一次電話回訪并記錄在案。
十、檔案管理流程:
1、按公司規定,從項目立項開始建立檔案,涉及的銷售、財務、商務文件由各部門進行及時收集、整理并交辦公室立卷歸檔,統一管理;具體內容參照公司制度:銷售、合同、售后等章節;
2、項目檔案及有關資料由各經辦人員歸集至辦公室時,雙方須簽字交接;同時,辦公室還負責其他重要資料的收集、歸檔工作;
3、每年年底,各部門經理應指定專人整理當年的文件材料,然后送交辦公室;同時,辦公室人員應核查上年度的文件材料是否齊全,并按照文件材料歸檔范圍進行分類整理、立卷歸檔。
十一、公章使用流程 所有需加蓋公章、印鑒的文件均需經過本部門經理簽字同意后,報經主管副總、總經理或其授權人審核簽字后方可。
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